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参展前,如何邀请老客户前来展位参观

作者:
发布时间:
2018/06/13
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邀请客户前来参展,有简单的5个步骤:

 

1. 展会前半月,隔天邮件邀请客户(告知具体展位位置); 

 

2. 展会前半月,电话联系重点客户时,顺带问下客户是否会前来展会; 

 

3. 问客户是否确定前往展会的日期,是否需要帮忙安排行程; 

 

4. 展会前一个星期,电话、邮件、短信联系客户,告知展位位置,并告知自己的联系方式,并尽量要客户到时候提供中国号码,方便联系,再次同客户确认前来展会具体日期; 

 

5.展会上,在与客户约定好的日期客户没有出现,可以再次电话联系客户,尽力将客户邀请到展厅。 

 

邀请客户前来参观时也会有两种情况:有展位和没展位。

 

1. 有展位:

 

要提前一个月左右,询问客户是否参展,邀请客户过来,邮件邀请的同时不要忘了突出几款新款或者是客户感兴趣的产品,这样才会加大客户过来的机率,才会更能吸引客户过来。

 

当然邀请客户不是简单的发邮件就可以了,有些时候,电话来得实际些,因为这段时间肯定也会有很多同行给客户邮件邀请客户过来,那要怎样才能够让客户记住你呢?拿起你的电话跟客户聊聊天吧,关心关心客户,例如可以问客户是否需要帮忙订酒店、安排行程等,让客户觉得你很温馨,很会关心他人,那他到时候过来的机率又加大了。

 

如果你的客户给你回复,表示要来参观,那么你需要与确定来的客户预约好日期和时间。在客户来观展之前要做好准备,资料要准备好,包括客户提到的产品价格、性能、特点等,收集客户目前使用产品的反馈和对产品新需求的了解,准备如何应对客户的投诉和回答客户的问题、建议。

 

展中安排专人接待,征求老客户对产品/服务的反馈,倾听客户对市场改进的建议,了解和挖掘客户新的合作需求,介绍新产品和服务。在老客户提出一些问题的时候,我们必须要马上回答,如果不能当场回答就要承诺在一定的时间内给予客户答复。切记为老客户的来访准备一份特别的礼品。

 

2. 没有展位:

 

没有展位的供应商确实会有点影响,但是也不是绝对的,只要你功夫做全了、做到位了。你一样可以客似云来。

 

没有摊位的工厂一样要努力提前一个月问客户是否过来,是否有什么需要帮忙,订房、订机票等等我们力所能及帮到客户的事情。

 

然后有过来的就告知客户办公室、工厂地址,问客户什么时候方便过来,用公司的新产品,优惠产品,或者客户感兴趣的产品继续吸引客户。另外就是必须做到密切保持跟客户联系。做好跟客户的导航工作,所以手机里要有个导航软件,这样客户问路时,方便作答。

 

写邀请函时的注意事项

 

发送对象:与贵司成交过订单,还包括之前曾经与你联系过、询问过相关产品的意向客户。

 

1. 不要千篇一律

 

有些工作人员会上网找一些范文,全篇照抄,然后只改动一下名字和展会的地址,就完成了任务。其实这样会显得没有诚意。客户不仅仅是只跟一家公司做生意,邀请函可不止收到一封,类似的范文他可能已经见过几百遍了,这样的邀请函缺乏吸引力。如果能针对客户写一些诚意十足的文字,在文中对客户致以问候,尤其是能在文中提一下跟该客户上次的谈话细节,更能加深对方的印象。这样才是一份好的邀请函。

 

2. 附上交通路线

 

在邀请函中附上交通路线。尽管客户可能已经参观过很多次这样的展览了,他对展馆的地理位置十分的熟悉,但是如果参展商能在邀请函中附上交通路线,则会显得亲切细心。比如像琶洲展馆,一到广交会,周围的交通就十分拥堵。如果客户是开车来的话,可能会在路上耽搁不少的时间。若参展商在信函中告知客户“为了防止出现塞车,耽搁您的时间,建议您可将车停在酒店,选择地铁前往,在琶洲或者新港东站下车即可”,同时附上地铁线路图,这样的邀请函相信能给客户留下很好的印象。

 

3. 邀请时间有讲究

 

参展商在某个地区可能有不止一个代理商。那么在邀请这些客户来参观展览的时候,邀请时间就有讲究了,应该尽量将他们的参观时段错开。因为同一个地区的代理商,可能就是直接的竞争对手。为了避免引起尴尬,最好是一个安排在上午会面,另外一个安排在下午。

 

4. 附上展馆平面图

 

邀请函里附上展馆平面图,可以让客户更容易地找到展位。主办方会提供展馆平面图,上主办方的官网下载电子版,自己打印或者拿到纸质的图样进行复印,再附在邀请函里。

 

5. 告之天气情况

 

参观展览的客户来自全世界各地,他们并不熟悉展览所在地的情况。比如说广交会,广州的天气连第一次来的北方人都觉得不习惯。参展商如果能在邀请函里将未来几天详细的天气情况告诉客户,并附上生活上该注意的细节,则显得细心体贴。例如春交会,广州正是绵绵细雨的回南天季节,天气十分的潮湿,在邀请函里就可以提醒客户要多带衣服,防止衣服未干不够穿的情况出现。

 

这样的邀请函,从客户的角度出发,设身处地为客户着想,相信能给客户留下不错的印象,称得上一封好的邀请函。

 

模板1

 

Dear XXX,

 

How are you?

 

This is XXX from XXX company, specializing in manufacture and sale XXX products, such as : Product A , Product B, Product C, Product D, Product E and so on .

 

Now I am writing for inviting you to have a look at our exhibition stand in Guangzhou, China --The 115th China Import and Export Fair (Canton Fair). Our booth No. is XXX.

 

We will show a great variety of our products here, suitable for worldwide well-known bands. We believe there will be some items attracting you. Meanwhile, I think it will be a good opportunity to communicate with you face to face.

 

If you couldnt attend this exhibition, welcome to visit our website: www.abcd.com for more details.

 

We sincerely hope to see you at canton fair and look forward to hearing from you soon.

 

Yours sincerely,

 

XXX

 

模板2

 

Dear XXX,

 

We hereby sincerely invite you to visit our booth at 展馆 from 时间 as the 展会 is coming.

  

Our company is a  professional 产品. We specialize in designing and manufacturing 产品. We constanly update models and develop new products. Providing everycustomer superior quality products at competitive price .

    

It would be a great pleasure to meet you at the exhibition.We expect to establish long-term business relations with your company in future.

 

Exhibition Center : 展馆地址

 

Booth Number : 展位号

 

Date : 时间

 

Yours sincerely,

 

XXX

 

 

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